Ziele: Durchführung sämtlicher verwaltungstechnischer und kaufmännischer Arbeiten zur Unterstützung der Geschäftsführung und zur Sicherstellung eines reibungslosen, termingerechten und wirtschaftlichen Ablaufes unter besonderer Wahrung der Vertraulichkeit.
Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sowie vertraglicher Vereinbarungen bei allen Tätigkeiten.
Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, der Sicherheit und des Umweltschutzes bei allen Tätigkeiten.
Handlung gemäß den BELKAW Unternehmenswerten.
Aufgaben / Tätigkeiten: Erledigt die Korrespondenz der Geschäftsführung, d.
priorisieren, filtern, verteilen und in Teilen eigenständig bearbeiten.
Erledigt alle Schreibaufgaben selbständig.
Erstellt und führt Statistiken nach Absprache.
Führt und überwacht die Terminplanung sowie Terminabsprachen für die Geschäftsführung.
Führt die Terminverfolgung von Vorgängen, die nicht im Sekretariat bearbeitet werden, durch.
Führt und verwaltet die Wiedervorlage unter Beachtung der angewiesenen Wiedervorlagefristen.
Führt die Ablage in einem strukturierten Ablagesystem online und digital durch.
Bereitet Entscheidungsgrundlagen vor, mit folgenden Tätigkeiten: o Einholung von Auskünften und Informationen o Zusammenstellen der Informationen o Auswerten und Gegenüberstellen von Varianten Bereitet Besprechungen (u.
Gremiensitzungen, Aufsichtsratssitzungen) vor, mit folgenden Tätigkeiten: o Einladung und Raumreservierung o Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen o Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen o Betreuung von Kunden und Gästen Führt die Übersicht zur Urlaubsplanung der BELKAW Führungskräfte.
Plant und bereitet Dienstreisen für die BELKAW Führungskräfte vor und erledigt die Reisekostenabrechnung.
Informiert die Mitarbeiter des Bereiches über innerbetriebliche Regelungen und koordiniert diverse Termine und überwacht deren Einhaltung.
Aktualisiert die, in Papierversion vorhandenen, Organisationshandbücher der BELKAW entsprechend der zur Verfügung gestellten Aktualisierung.